Beyaz Masa Nedir? Beyaz Masa Yazılımı Nedir?

Yerel yönetimlerde sorunların iletildiği, çözümlenme sürecinin takip edildiği ve genelde halkla ilişkiler birimi tarafından kordine edilen, direk belediye başkanına bağlı olan birimlere verilen genel isme beyaz masa denir. Bu sürecin dijital ortamda yönetilmesine ve uygulanmasına ise beyaz masa yazılımı denir.

Beyaz masa yazılımı ile neler yapabilirsiniz aşağıdaki başlıklarda genel sorunları ve önemli noktaları, çözüm süreçlerini, vatandaş için süreç yönetimini, belediye için beyaz masa yazılımının süreç yönetimini, vadantaş için faydalarını, belediye için faydalarını ele aldık.

Önemli

Yapılan araştırmalara göre ülkemizde ki birçok belediye de bu amaçla kurulan birim ya işlemiyor ya da yeterince takip edilemediği için vatandaş memnuniyeti yeterince sağlanamıyor.

Peki Asıl Sorun Ne?

  • Yetkisiz birim veya bölümler; Yetkisizlik
  • Takip edilemeyen talepler; Takipsizlik
  • Belediyenin işleyiş biçimine uyum sağlamayan yazılım; Seçim Yanlışlığı
  • Belediyenin muhasebe programı içerisinde bir beyaz masa yazılımı oluşturmaya çalışma; Etkisiz Yazılım
  • Yalnızca bilgi işlem birimlerinin üzerine yüklenmiş sistemler; Birim Belirleme Yanlışlığı
beyaz masa yazılımı ile yanlışlara dur de

E-Belediyecilikte Beyaz Masa ve Beyaz Masa Yazılımı İle Vatandaşın Memnuniyetini Üst Düzeye Çıkarın.

Yoksa Sizin Hala Beyaz Masanız YOK MU?

Çözüm

  • Beyaz masa için özel ekip ve alan
  • Yeterli yetkilendirme
  • Taleplerin takibi ve denetimi
  • Belediyeye uyum sağlayacak özel bir yazılım
  • İşi sadece halkla ilişkiler olan bir yazılım
  • Tüm birimlere ortak sorumluluk vermek
beyazmasa-cozum

beyaz masa yazılımı çek gönder ekranı


Vatandaş Süreç Yönetimi

1.Adım: Uygulama, internet sitesi veya çağrı merkezi üzerinden şikayet veya talep vatandaş tarafından gönderilir.

2.Adım: Kayıt alındıktan sonra vatandaşa SMS veya bildirim gelir.

3.Adım: Vatandaş kayıt ile alakalı süreci uygulamadan veya çağrı merkezinden takip eder.

4.Adım:: Kayıt çözüme ulaştı ise fotoğraf, video veya açıklama, ulaşmadı ise geçerli nedeni sistem tarafından vatandaşa sms iletilir.

5.Adım: Kayıt sonuçlanmasının ardından vatandaş isterse kayıt numarası ile detaylı bilgiye ulaşabilir.

6.Adım: Vatandaş aldığı hizmeti puanlar ve ankete yönlendilir.

Belediye Süreç Yönetimi

1.Adım: Yönetim paneline kayıt gelir.Operatör ilgili birime kaydı aktarır.İlgili birim süreci başlatır.

2.Adım: Kayıt birimine yönlendirdiği anda sistem birim yetkilisine sms ve bildirim ile bilgilendirme yapar.

3.Adım: Birim yetkilisi iş ile ilgili süre belirlemek zorundadır. Belirlediği süre sistem tarafından geri sayıma başlar.(Bu süreci en fazla 3 kez değiştirebilir.)

4.Adım: Birim yetkilisi kaydı çözüme ulaştırır veya ulaştırmaz ise nedenlerini sisteme girer. Varsa fotoğraf ve video yüklenir. (Süper Admin (En üst yetkili kişi) olmadan kayıt asla silinemez.)

5.Adım: Kaydın son durumu Vatandaş, Başkan ve ilgili yetkiliye SMS veya bildirim ile iletilir.

6.Adım: Belediye Başkanı tarafından yapılan işlemlerin tamamı ile alakalı detaylı raporlama yapabilir.

7.Adım: Sistem üzerinden o gün doğum günü olan vatandaşlara otomatik sms atabilir. Veya kan ihtiyaçları durumunda kan grubuna göre vatandaşlara bilgilendirme mesajları gönderilebilir.

beyaz masa yazılımı panel girişbeyaz masa yazılımı yönetim panelibeyaz masa yazılımı detaylı içerik e-belediye çözümleri


Vatandaşa Faydaları

  • Herhangi bir şikâyet ve talebin hangi birime ait olduğunu düşünmeden kayıt açabilir,
  • Dilekçe doldurmakla uğraşmadan talep ve şikayetleri iletebilir,
  • Belediyeye gitmeye gerek zorunda kalmaz,
  • Anlatmak ve adres vermek ile uğraşmaz,
  • Akıllı telefondan, internet sitesinden, çağrı merkezinden veya belediyedeki beyaz masa biriminden direk hizmet alabilir,
  • Şikâyet ve talebini kimseye sormaya gerek kalmadan takip edebilir,
  • Belediye de tanıdık aramak zorunda kalmaz,

Ve
Belediyesine onu yormadığı için minnettar kalır…

Beyaz Masa Yazılımı İle E-Belediyecilikte Öncü Olun !!!

Belediyeye Faydaları

  • Sürekli birimleri meşgul eden şikayetlerle uğraşmadan
    Bu iş bizim birimimize ait değil diye sürekli başka sorunlarla muhattap olmak zorunda kalmadan
    Aylık, yıllık ne kadar çok iş yapıldığını kayıt altına almak,
  • Tüm taleplerin istenildiği zaman, biten, devam eden veya olumsuzlukları açıklamalarıyla anlık takip edebilmek,
  • Mahalle ve halk toplantılarında şeffaf raporlar sunabilmek,
  • Dijital alt yapıyla halka hizmet etmek,
  • Tüm birimlerin genel çalışma durumlarını analiz edebilmek,
  • Tüm belediye ekibini daha etkin kullanabilmek,
  • Unutulan şikâyet ve talepler yüzünden mutsuz vatandaş sayısını en aza indirmek,
  • Tüm mahallelerin raporlamalarını ayrıca alabilmek,

Ve
Doğum gününde vatandaşlara sms göndererek minnettar kalmalarını sağlamak…

 

Beyaz Masa Yazılımın Sunduğu Avantajlar

  • 1. Şehrinizdeki vatandaşlarınızın iletişim bilgileri

    Vatandaş bilgilerine kolay ulaşılabilir ve genel sorunlarını veya dilek şikayet önerilerini takibini kolayştırır.

  • 2. Yapılan işlerle ilgili verilerin saklanması

    Yönetilebilir ve gelişebilir sistem olması ile verileriniz her zaman güvenle saklanır.

  • 3. Şehrinizdeki başlıca sorunları tespit etmek

    Genel sorunları filtreleyerek şehrinizin genel sorunlarını tespit etmenize olanak sağlar.

  • 4. Vatandaşların belediyeye şikayetlerin kolay ulaşımı

    Vatandaşın şikayetini anında izleme ve takibe alma sistemi ile hızlı çözüm sunma olanağı sağlar.

  • 5. Personellerinizin iş takibi

    Takipsizlik sorunun ortadan kalkması ve iş sürecinin hafiflemesi olanağını sağlar.

  • 6. Şikayetlerin takibi ve durumunu görebilme

    Genel şikayet ve durum takibinin tüm internet ortamlarında takip edilmesi.

Beyaz masa yazılımı e-belediyecilikte kolaylaştırdığı ve sizlere sağladığı bir diğer yönetim şekli ise çağrı merkezi sistemi olmasıdır. Yazılım sizlere tam bir çağrı merkezi yönetim sistemi avantajlarını sunar.

Beyaz Masa Yazılımı Referanslarımız

Korkuteli Belediyesi
Tirebolu Belediyesi
Alucra Belediyesi
Görele Belediyesi